03 Organisatie

Wet modernisering electronisch bestuurlijk verkeer

We zijn in afwachting van de landelijke pilot. Vervolgens bezien we of een externe projectleider nodig is. Voor een projectleider is nog geen budget beschikbaar.

Uitvoering geven aan Landelijk Aanpak Adreskwaliteit

Presentatie aan college heeft in voorjaar nog niet plaats gevonden i.v.m. drukke agenda. Wij ontvangen weinig meldingen vanuit de Rijksvoorlichting individuele gegevens (RvIG) / Landelijk aanpak adreskwaliteit (LAA)  omdat wij de BRP op orde hebben. Binnen de ambtelijke organisatie zijn er tussen de diverse teams korte lijnen waardoor snel afstemming plaatsvindt. Er wordt proactief gewerkt.

Corona maatregelen treffen Tweede kamer verkiezingen

Wet digitale toegankelijkheid

Verbeteren van de dienstverlening

Organisatieontwikkeling

Op 8 september 2021 is uw Raad bijgepraat over de stand van zaken t.a.v. de organisatieontwikkeling.
Er is al veel gerealiseerd en er moet de komende jaren nog veel gebeuren.
Op vele fronten werkt de organisatie aan het verbeteren van onze organisatie.
Waarbij het een uitdaging is en blijft om dit met de beschikbare middelen & capaciteit te realiseren.

Voortzetting basis op orde

Voortzetting Basis op orde:
Procesoptimalisatie: in september wordt de laatste fase afgerond, dan zijn 10 processen geoptimaliseerd. Twee processen lopen nog door in 2022.
Daarnaast loopt de implementatie van een aantal  verbetermaatregelen door in 2022.

Voor veel ontwikkelingen is capaciteit vanuit de IV-functies noodzakelijk. De IV-functies blijven kwetsbaar en beperkt in capaciteit i.r.t. de vele projecten die lopen.
Ook de impact van het GEM/ICT traject en de capaciteit die daarvoor nodig is, legt een druk op de planning van andere projecten.
Door personele wisseling van de Functioneel beheerder voor het Sociaal Domein lopen we risico tot vertraging.

Goed werkgeverschap inclusief flexibele werkconcepten

•Organisatievisie uitdragen en de bijbehorende waarden doorvertalen in de organisatie met specifieke gedragswaarden per team:
Het blijft een uitdaging om hiervoor voldoende tijd voor vrij te maken en het blijft lastig om dit in een digitale setting met elkaar te doen. De doorvertaling per team wordt nog in 2021 afgerond.

• Trainingsprogramma medewerkers gericht op de organisatiewaarden: Training voor leidinggevende is afgerond, in september start de 1e groep medewerkers met een training. In 2022 wordt dit verder verbreed.

• strategisch personeelsbeleid incl. thuiswerkbeleid en strategische personeelsplanning: Dit jaar wordt het strategisch personeelsbeleid opgeleverd.
Een goed thuiswerkbeleid en flexwerk-concept vraagt om goede facilitering daarvan. Dit is weer mede afhankelijk van de keuzes die gemaakt worden t.a.v. de huisvesting en de uitkomsten van de CAO op dit thema.
Er is besloten om dit jaar nog niet te starten met een flexwerk-concept en worden de nu geldende afspraken rondom thuiswerken gecontinueerd. Beide worden verder vormgegeven in relatie met het huisvestingsdossier.
Binnen het huisvestingsdossier zal pas eind dit jaar de richting duidelijk worden. Wel wordt dit jaar de digitale werkplek uitgerold en de mogelijkheden om hybride te kunnen werken.
In afwachting van voortgang huisvestingsdossier binnen de mogelijkheden het flexibel werken op kantoor zoveel mogelijk gestimuleerd en gefaciliteerd worden.

• Minimaal noodzakelijke maatregelen (arbotechnisch, modernisering) treffen t.a.v. de inrichting
van de (thuis)werkplek en het faciliteren van medewerkers: Een raadsvoorstel t.a.v. het noodzakelijk onderhoud is aangeboden (zie ook 3D).
Er wordt op het gemeentehuis een werk-/lunch ruimte ingericht als vervanging van de kantinefunctie.

• Investeren in de gesprekscyclus met medewerkers gericht op vitaliteit en ontwikkeling: de organisatiewaarden zijn opgenomen in het gespreksformulier. In 2022 zal verder geïnvesteerd worden in het verder optimaliseren van de cyclus & het trainingen hierop.

• Terugdringen en voorkomen ziekteverzuim:
Het ziekteverzuim over de eerste helft van 2021 bedroeg 7,52%, dit is een daling t.o.v. de 8,9% in 2020. Maar is nog te hoog, m.i.v. mei wordt de verzuimcoach ingezet, we hopen dat hierdoor het ziekteverzuim nog verder zal afnemen.
Op dit moment is het de verwachting dat op 20 september het Rijk de maatregelen rondom thuiswerken loslaat. Onduidelijk is of en in hoeverre dit een effect zal hebben op het kort verzuim.
Het kort verzuim is landelijk en ook in Renkum namelijk gedaald de afgelopen periode.

Wet elektronische publicaties

De 1e fase is zo goed als afgerond en publicaties worden gedaan. De 2e fase gaat vooral over het digitaal ter inzage leggen. Hiervoor komt een landelijke faciliteit (KOOP), waarop aangesloten kan worden. Het is nog niet bekend wanneer deze beschikbaar komt en wat de financiële consequenties hiervan zijn. Het digitale ter inzage leggen vraagt intern structureel extra inzet. Er wordt nog onderzocht of dit binnen de huidige formatie kan worden opgelost.

Wet open overhead (Woo)

De invoering van de WOO leidt tot extra capaciteitsinzet . Bij de uitvoering van de huidige WOB-verzoeken lopen we al tegen capaciteitsproblemen aan. Om de uitvoering van de WOO enigszins uitvoerbaar te maken  is het anonimiseren van gegevens aan de orde. Mogelijk leidt dit tot aanschaf van software of inkoop van een dienst

In de meicirculaire is incidenteel budget voor de komende 5 jaren beschikbaar gesteld (50k€ pj) en structureel een budget van 50 k€ oplopend naar 100k€. Voorbereidingen voor implementatie vinden in 2021 en implementatie vindt in 2022 plaats.

Huisvesting gemeentelijke organisatie: gemeentehuis en gemeentewerf.

We bevinden ons in de fase van onderzoek en haalbaarheid. Er moet op basis van de onderzoeken die zijn gedaan en nog gaan komen uiteindelijk een definitief besluit genomen worden. Dat staat nu gepland in het tweede kwartaal 2022. Daarna kan pas echt gesproken worden over een plan.
Uitstel heeft arbotechnische risico’s. Verder achterstallig onderhoud zal ook meer kosten met zich mee brengen.

Opstellen meerjarenvisie 2021 - 2025

Met het bestuursbesluit van De Connectie op 20 juli 2021 wordt zowel inhoudelijk als politiek/bestuurlijk een pas op de plaats gemaakt met het uitwerken van een ontwikkelperspectief voor De Connectie. Eerst zullen de acties onder governance, financiën en groeiambitie verder moeten zijn uitgewerkt voordat een besluit wordt genomen over de verder te vervolgen ontwikkeling bij de Connectie.

De kernwoorden bij de herijking zijn:
- Heroriëntatie op de samenwerking: voldoet het wat ervan werd verwacht en/of zijn de behoeften/mogelijkheden veranderd waardoor de samenwerking een ander invulling moet krijgen. Is de huidige structuur wel het juiste vehikel?
- De governance structuur: herijken met de veranderende groei is essentieel.
- De uitgangspunten zoals deze 5 jaar geleden zijn vastgesteld (m.n. ten aanzien van bedrijfsvoering) opnieuw tegen het licht te houden. Zijn deze nog valide en/of moeten ze worden aangepast?

De uitkomsten moeten uiteindelijk leiden tot een nieuw ontwikkelperspectief waar de balans tussen de financiële haalbaarheid en inhoudelijke noodzakelijkheid opnieuw is vastgesteld en deze zijn plek krijgt in een nieuw beleidsplan en MJPB. Hiervoor is aan de directeur van de Connectie een bestuursopdracht verstrekt.

Realiseren harmonisatie- en standaardisatie agenda.

Het harmoniseren en standaardiseren van de informatievoorziening gaat van alle partijen extra inspanningen vragen, ook van Renkum.De harmonisatie- en standaardisatieagenda maakt deel uit van de regionale i-visie en i-strategie.
De harmonisatie- en standaardisatieagenda van de informatievoorziening is een belangrijke randvoorwaarde om de toenemende structurele lasten van informatievoorziening en digitalisering betaalbaar te houden. Deze  investeringen zijn op dit moment nog niet becijferd. Hierop zal nog een onderzoek gestart worden en uitgewerkt worden in de harmonisatie-agenda. Dan wordt meer duidelijk wat het financiële beslag en de risico-impact zal zijn, waarbij opgemerkt dat het ontwikkelbudget hiertoe geen ruimte biedt.

Implementatie programma 2!Connect binnen gemeente Renkum.

Implementatie programma 2!Connect binnen gemeente Renkum.
Het 2!Connect programma ligt op schema en voorziet onder andere in de meerjarige migratie en applicatie ontwikkeling en onderliggende technische basisvoorzieningen.
Het project staat stevig onder druk van de veelheid en complexiteit van activiteiten in onze informatievoorziening. De scope geeft met regelmaat aanleiding tot mitigerende maatregelen, welke aanleiding zijn voor risico's op het tijdig realiseren van de doelstellingen.

Vaststellen en monitoren servicenormen dienstverlening.

Het werken volgens de externe servicenormen lukt nog niet op alle onderdelen. Dit vraagt nog meer tijd en aandacht.
Hierdoor is besloten het vaststellen van de interne servicenormen uit te stellen naar 2022.

Versterkte samenwerking regio Arnhem-Nijmegen.

Samenwerken aan goed bestuur

In oktober wordt gestart met het traject ‘verbetering bestuurscultuur’ met begeleiding van een externe adviseur. Daarnaast zal eind 2021 een aanzet van een proceskader voor participatie in RO-projecten worden besproken met de raad. Dit heeft enige vertraging opgelopen ten opzichte van de initiële planning om in juni een nieuwe aanpak voor de procesvoering van RO-processen te bespreken met de raad.

Een toekomstbestendig Renkum.